Erste Schritte mit GymCalc Suite (nur Planung)

Diese Anleitung ist für einen Verein, der mit GymCalc Training plant und Anwesenheit erfasst: Übungsbibliothek und Trainingsplanung. Schaltet dein Verein mehr ein, erklären die Zusatzblätter jedes Modul.

Die Menünamen sind die deutschen; die englische Fassung ist die maßgebliche. Die Screenshots folgen deinem hellen oder dunklen Modus, wo die Ansicht das unterstützt. English

Inhalt

• 1. Bevor du startest: wie GymCalc aufgebaut ist
• 2. Inhaber*in und Admin
• 3. Trainer*in
• 4. Medizinisches Fachpersonal
• 5. Athlet*in
• 6. Erziehungsberechtigte
• 7. Die erste Woche: Checkliste
• 8. Probleme und häufige Fragen

1. Bevor du startest: wie GymCalc aufgebaut ist

Ein Kreislauf. Trainerinnen planen Einheiten, Athletinnen trainieren und tragen sie ein, Athletinnen checken jeden Morgen ein, und GymCalc macht aus Einträgen und Check-ins Signale (Belastung, Befinden im Vergleich zum eigenen Normalwert, Warnungen). Die Signale kommen als Vorschläge zu den Trainerinnen zurück, die darüber entscheiden. Am Plan ändert sich nichts von selbst. Dein Verein nutzt vielleicht nur einen Teil davon; diese Anleitung beschreibt die Module, die dein Verein hat.

Rollen. Jede Person hat pro Verein eine Rolle:

Wer welche Athlet*innen sieht. Trainerinnen und medizinisches Fachpersonal sehen die Athletinnen der Gruppen, die sie betreuen. Athletinnen sehen sich selbst, Erziehungsberechtigte ihre Kinder, Inhaberinnen und Admins alle. Gesundheitsdaten (Check-ins, Belastung, Gesundheitsprobleme, Wachstum) haben eine zweite Schranke: Sie werden nur mit Einwilligung erfasst und gezeigt.

Das Menü. Am Computer stehen die Bereiche in der Seitenleiste, am Handy in der Leiste unten. Jeder Bereich hat oben auf seinen Seiten Reiter. Wir schreiben das als Bereich → Reiter, z. B. Verein → Gruppen.

Alles zu einer Person an einem Ort. Das Profil einereines Athletin hat eigene Reiter, etwa Übersicht, Training, Gesundheit, Tests, Skills, Entwicklung, Ergebnisse und Berichte. Du siehst die Reiter, die deine Rolle, die Module des Vereins und die Einwilligung erlauben. Dieselben Daten stehen auch in ihrem eigenen Bereich, du kannst also nach Person oder nach Thema arbeiten.

Zurück. Seiten unterhalb des Menüs haben über dem Titel einen Zurück-Link (z. B. ‹ Athlet*innen). Er führt zur Seite, von der du kommst, oder, wenn du die Seite direkt geöffnet hast, zur Seite, zu der sie gehört.

Speichern. Schnelle Änderungen, etwa ein Anwesenheitsstatus oder eine Skill-Stufe, speichern sofort: Du siehst ein paar Sekunden lang Gespeichert. mit Zurücknehmen. Formulare mit Speichern-Knopf speichern erst, wenn du ihn drückst. Willst du ein Formular mit ungespeicherten Änderungen verlassen, fragt GymCalc vorher nach.

Dein Name unten in der Seitenleiste (am Handy oben rechts) öffnet dein persönliches Menü: Einstellungen (dein Profil, Passwort, Sprache, heller oder dunkler Modus, Zwei-Faktor-Anmeldung) und, je nach Modulen deines Vereins, Tablet-PIN und Sicherer Sport.

Zwei-Faktor-Anmeldung. Inhaberinnen, Admins, Trainerinnen und Sportpsychologinnen richten sie bei der ersten Anmeldung ein. Athletinnen, Erziehungsberechtigte und medizinisches Fachpersonal können sie wählen.

2. Inhaber*in und Admin

Plane für die ersten Schritte etwa eine Stunde ein und erledige den Rest in der ersten Woche. Das meiste findest du unter Verein.

2.1 Anmelden und die Organisation prüfen

1. Öffne die Einladungs-E-Mail des GymCalc-Teams und wähle Einladung annehmen. Melde dich mit E-Mail und Passwort an und richte die Zwei-Faktor-Anmeldung ein.
2. Geh zu Verein → Einstellungen.
3. Prüfe Name, Sprache (was Mitglieder sehen, wenn sie keine eigene wählen), Zeitzone und Einheiten. Wähle Speichern.
4. Unter Farben und Logo legst du Hauptfarbe und Zweitfarbe fest und lädst dein Logo hoch.
5. Unter Einwilligungsalter legst du fest, ab welchem Alter Athlet*innen selbst entscheiden (Standard 16, in Österreich 14). Darunter willigen Erziehungsberechtigte für Gesundheitsdaten ein, bekommen Kopien von Nachrichten und bestätigen den Verhaltenskodex.
6. Entscheide, ob du Körpergewicht vor Trainer*innen verbergen ankreuzt (medizinisches Fachpersonal sieht es weiterhin; Athlet*innen oder Erziehungsberechtigte können es anders wählen).
7. Scroll zu Module und Sportarten und prüfe, ob alles, was du erwartest, An ist.

Was du siehst: Die App übernimmt deine Farben und dein Logo sofort. Module und Sportarten schaltet das GymCalc-Team ein: Als Inhaber*in wählst du neben einem Modul, das aus ist, Anfragen, dann meldet es sich bei dir.

2.2 Gruppen

1. Verein → Gruppen → Neue Gruppe: Gib einen Name, eine Sportart und, wenn sinnvoll, eine Disziplin an. Leg deine obersten Gruppen an, z. B. „Leistungsgruppe“, „Breitensport“.
2. Öffne eine Gruppe und leg mit Neue Untergruppe Trainingsgruppen darin an (z. B. „Juniorinnen“). Wer in einer Gruppe ist, ist in allen ihren Untergruppen.

2.3 Athletinnen, Betreuerinnen, Eltern: Mitglieder und Einladungen

Athlet*innen gibt es auch ohne Anmeldung, praktisch für kleine Kinder. Ein Konto kannst du später verknüpfen.

1. Athletinnen → Athletinnen → Neue Athlet*in: Trag Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Gruppe ein und, wenn ihr Tests oder Zyklus-Tracking nutzt, Geschlecht für Normen. Mach das für alle, oder importiere sie (siehe Eure Daten mitbringen, wo dein Verein das hat).
2. Wähle im Profil Athlet*in einladen (ab etwa 12–14, mit eigener E-Mail) und/oder Erziehungsberechtigte einladen.
3. Für Betreuerinnen: Verein → Mitglieder → Mitglieder einladen. Gib die E-Mail-Adresse ein, wähle die Rolle (Admin, Trainerin, Medizinisches Fachpersonal, ...) und Einladung senden. Für Erziehungsberechtigte wählst du außerdem Erziehungsberechtigt für.
4. Öffne jede Gruppe und setz mit Betreuer*in hinzufügen Trainerinnen und medizinisches Fachpersonal ein, mit **Athletinnen hinzufügen** alle, die noch fehlen.

Was du siehst: Einladungen gelten 7 Tage und einmal. Bis jemand annimmt, steht die Person unter Verein → Mitglieder als eingeladen. Trainerinnen und medizinisches Fachpersonal sehen Athletinnen erst, wenn sie eine Gruppe betreuen. Die Athlet*innen-Liste weist darauf hin, wenn ein Geburtsdatum fehlt: Altersklassen und die Regeln für Minderjährige hängen davon ab.

2.4 Sportarten und Übungen

1. Eure Sportarten (z. B. Kunstturnen weiblich und männlich) legt das GymCalc-Team fest; du siehst sie unter Verein → Einstellungen → Module und Sportarten.
2. Verein → Übungen zeigt die Übungsbibliothek der Plattform und die Turnelemente. Eigene Übungen legst du mit Neue Übung an, oder du kopierst eine Plattform-Übung als Ausgangspunkt.

2.5 Orte

Verein → Orte → Neuer Ort: Leg jede Halle (und jedes Becken, jede Bahn, jeden Kraftraum) an, in der ihr trainiert. Trainer*innen wählen sie für Einheiten, und Tablets sind an sie gebunden.

3. Trainer*in

Deine wichtigsten Orte: Heute (dein Tag auf einen Blick), Übersicht, Training und Athlet*innen.

3.1 Erste Anmeldung

1. Nimm deine Einladung an und richte die Zwei-Faktor-Anmeldung ein.
2. Schau auf Heute: die Einheiten deiner Gruppen und wer Aufmerksamkeit braucht.
3. Öffne Übersicht → Anordnen → Widget hinzufügen und stell zusammen, was du jeden Morgen sehen willst. Mit der Tagesauswahl siehst du einen anderen Tag.

3.2 Deine Athlet*innen

1. Athletinnen → Athletinnen listet deine Athlet*innen nach Gruppe (die Ansicht Kader), mit ruhigen Chips für Verfügbarkeit, offene Warnungen und Anwesenheit in diesem Monat. Such nach Namen, nutze Filter (Gruppe, Sportart, Kategorie, Status), sortier nach Gruppe, Name oder Alter und wechsle zwischen Liste und Karten. Die Filter stehen in der Adresse, du kannst eine Ansicht also als Lesezeichen speichern.
2. Öffne eine Person für ihr Profil und seine Reiter: alles über sie an einem Ort.

3.3 Übungen

Verein → Übungen hat die Übungen und Elemente der Plattform und die eigenen deines Vereins. Such nach Sportart, Gerät, Elementgruppe und Wert; eigene legst du mit Neue Übung an.

3.4 Training planen

1. Training → Kalender. Bei Wessen Plan wählst du deine Gruppe.
2. Wähle Neue Einheit: Titel, Datum, Beginn, Trainingsstätte, Dauer (Min.) und Geplantes RPE (0 = Ruhe, 10 = maximal). Füg mit Block hinzufügen oder Gerätblock hinzufügen Blöcke hinzu und such mit Übung hinzufügen in der Bibliothek und den Elementen.
3. Für eine wöchentliche Einheit nutzt du Wiederholen und Wochentage mit einem Bis-Datum.
4. Für Rotationen im Turnen öffnest du die Einheit und wählst Rotation planen: welche Untergruppe wann an welchem Gerät ist.
5. Einheiten beginnen als Entwurf. Wenn die Woche fertig ist, wähle Woche veröffentlichen (oder Zeitraum veröffentlichen). Erst dann sehen Athlet*innen sie.
6. Für eine einzelne Person öffnest du die Einheit und nutzt Anpassen, Auslassen oder Ersetzen: Sie bekommt ihre eigene Fassung, und spätere Änderungen an der Gruppeneinheit überschreiben sie nicht.
7. Gute Einheiten und Wochen speicherst du mit Als Vorlage speichern / Woche als Vorlage speichern und nutzt sie unter Vorlagen wieder.
8. Termine → Neuer Termin für Wettkämpfe, Lager, Testtage und Ferien. Saison zeigt die Zyklen und Blöcke der Saison.

Was du siehst: geplante Belastung = Dauer × geplantes RPE (z. B. 90 Min. bei RPE 6 = 540). Athletinnen bekommen auf Heute einen Hinweis, wenn eine veröffentlichte Einheit in den nächsten 7 Tagen verschoben, gekürzt, härter gemacht oder abgesagt wird; im Editor kannst du dazu eine **Nachricht an die Athletinnen zu dieser Änderung** schreiben.

3.5 Lager und Wettkämpfe

Öffne den Termin und füg Teilnehmende hinzu (Ganze Gruppe hinzufügen oder Oder eine Person). Einheiten im Lager planst du mit Einheit planen, sie erreichen nur die Teilnehmenden. Wettkampftage kommen in deren Kalender; nach dem Wettkampf nutzt du Ergebnisse eintragen. Die Ergebnisse stehen dann im Reiter Ergebnisse jeder Person.

3.6 Anwesenheit

Öffne die heutige Einheit über Heute oder Training → Anwesenheit (die Hallenseite) und setz pro Person den Status. Restliche als anwesend erfassen schließt die Liste ab. Jeder Tipp speichert sofort, mit Zurücknehmen, falls du dich vertippt hast.

4. Medizinisches Fachpersonal

Du siehst die Athlet*innen der Gruppen, die du betreust, und ihre Gesundheitsdaten, wo sie eingewilligt haben. Die Zwei-Faktor-Anmeldung ist für dich freiwillig, aber empfohlen.

4.1 Erste Anmeldung

1. Nimm deine Einladung an. Bitte Inhaberin oder Admin, dich mit **Betreuerin hinzufügen** in deine Gruppen einzutragen.
2. Athletinnen → Athletinnen listet die Athlet*innen, die du betreust; öffne eine Person für ihr Profil.

5. Athlet*in

Alles, was du täglich brauchst, ist auf Heute.

5.1 Erste Anmeldung

1. Nimm die Einladung deines Vereins an und melde dich an.
2. Füg GymCalc am Handy über das Teilen-Menü des Browsers zum Startbildschirm hinzu, dann öffnet es sich wie eine App.

5.2 Dein Profil

Profil ist alles über dich an einem Ort, mit einem Reiter für jede Art von Daten. Dein Foto und einige Angaben änderst du mit Bearbeiten.

5.3 Dein Plan

Plan → Mein Plan zeigt heute, morgen und diese Woche. Plan → Kalender zeigt den Monat. Kannst du nicht kommen, öffne die Einheit und wähle Entschuldigen. Plan → Anwesenheit zeigt deine eigene Anwesenheit.

6. Erziehungsberechtigte

Du siehst die Pläne deiner Kinder und, mit Einwilligung, ihre Gesundheitsdaten. Jedes Kind hat auf Heute seine eigene Karte.

6.1 Erste Anmeldung

1. Nimm die Einladung an. Hast du mehrere Kinder im Verein, erscheinen alle unter einem Konto.
2. Athlet*innen: das Profil deines Kindes mit denselben Reitern, die es selbst sieht.

6.2 Der Plan deiner Kinder

Heute zeigt das Training jedes Kindes und Änderungen daran. Plan → Mein Plan / Kalender hat die Einheiten deiner Kinder; dort kannst du sie auch Entschuldigen.

7. Die erste Woche: Checkliste

Inhaber*in und Admin

• Einstellungen der Organisation, Farben und Logo, Einwilligungsalter
• Gruppen mit Untergruppen
• Orte
• Alle Athletinnen mit Geburtsdatum angelegt; Betreuerinnen und Erziehungsberechtigte eingeladen; Betreuer*innen in Gruppen eingetragen

Trainer*in

• Übersicht eingerichtet
• Die kommende Woche geplant und veröffentlicht
• Bei jeder Einheit Anwesenheit erfasst

Athlet*in

• Angemeldet, App auf dem Startbildschirm

Erziehungsberechtigte

• Angemeldet, App auf dem Startbildschirm

8. Probleme und häufige Fragen

Ich sehe ein Menü nicht, das hier vorkommt. Entweder hat dein Verein dieses Modul nicht (Inhaber*innen sehen unter Verein → Einstellungen → Module und Sportarten, welche an sind, und können eines, das aus ist, Anfragen), oder deine Rolle hat diese Seite nicht.

Wo finde ich alles zu einer Person? Öffne die Person (über Athletinnen → Athletinnen oder überall, wo ihr Name ein Link ist). Ihr Profil hat für jede Art von Daten einen Reiter.

Eine Trainerin sieht keine Athlet*innen. Sie muss eine Gruppe betreuen: Verein → Gruppen, Gruppe öffnen, Betreuer*in hinzufügen.

Eine Einladung ist abgelaufen. Einladungen gelten 7 Tage. Schick eine neue über Verein → Mitglieder → Mitglieder einladen oder aus dem Profil.

Ich komme nicht mehr an meine Zwei-Faktor-App. Nutze einen der Wiederherstellungscodes, die du beim Einrichten gespeichert hast. Sonst frag das GymCalc-Team.

Athlet*innen sehen meine geplanten Einheiten nicht. Sie sind noch Entwürfe. Wähle im Kalender Woche veröffentlichen oder Zeitraum veröffentlichen.

Ich habe den falschen Anwesenheitsstatus oder die falsche Skill-Stufe angetippt. Wähle Zurücknehmen in der Meldung Gespeichert., oder tippe einfach das Richtige an.

Können wir Daten mit einem Nationalkader oder Leistungszentrum teilen? Noch nicht. Das Teilen mit anderen Organisationen kommt in einer späteren Version zusammen mit den Verbänden.